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垫脚石的深情告白(二):制药人的电脑资料整理术

写在前面的话:快乐总会与烦恼不期而至,制药人在博普智库搜罗了太多资源后如果不及时整理,难免会出现鸡毛满屋飞的情况。作为一块垫脚石,我专心学习了制药人的电脑资料整理术后分享,供各位智友借鉴,欢迎点赞和砸
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写在前面的话
1思维导图
为了便于大家参考借鉴,先上思维导图链接供智友品鉴,文章最后有图片版思维导图。
印象笔记链接:https://app.yinxiang.com/fx/5f0d62ce-671b-4b03-9808-1bc36e16a4ed
补充一个四象限的壁纸:链接:https://pan.baidu.com/s/1_4s728bkEavYLPnuqOUQlQ
2正文
2.1电脑资料整理的原则
先告诉您一个坏消息:重要文件
再告诉您一个好消息:正确给文件和文件夹命名操作系统的搜索功能强大
2.2电脑分区和文件夹的命名
2.2.1电脑分区和命名
电脑进行分区有利于避免资料的丢失和避免因为C盘里面的资料过多从而影响速度。分区的命名按照系统盘、软件安装盘、资料存储盘等方式按个人喜好进行命名即可。
特别提醒
2.2.2文件夹分类与命名
进行文件夹命名前可以先对文件夹进行分类,我们常用的资料无非就三大类:工作资料、学习资料、生活资料。这是一个大的框架,适用于每一个人。在这个基础上,还可以有临时资料、常用资料、存档资料。
分完大类然后就是细分,大家的情况不同,但可以参考一个共同标准:麦肯锡的 MECE 法则
特别提醒:无论是时间还是空间并不是完全独立的,可能会嵌套使用。总之易于我们自己记住和查找的分类和命名
对于我们质量人来说我们自己的独有的统一分类参考,例如我们整理法规可以根据其来源进行分类也可以参考质量管理体系进行分类,其中GMP指南和药典份分类都可以作为我们分类的参考,其次就是进度例如临床阶段、上市后等。分类完成,文件夹名字就有了,以下是个人总结分类的部分展示,欢迎砸砖。
2.2.357原则
文件夹分类时需要注意文件不要建立太多的文件夹,遵循“57原则”:同级最多7个文件夹,最多5层。1956年,美国认知心理学家乔治·A·米勒注意到年轻人的记忆广度大约为7个单位,超过了就容易忘掌控感
2.2.4文件夹命名小技巧
我们可以根据文件的使用频率在命名时使用数字开头或者英文字母开头,我们常用的以1或A开头可以利于我们自己查阅最近使用的而且保证队形不散乱。如果智友没有没有强迫症可以将文件排序方式改为按修改时间排序来发现最新的文件。
2.2.5文件夹的快速访问
文件分类命名后可配合使用“快速访问”,电脑自带的文件管理器左侧,有快速访问列表。我们可以将自己每天需要打开的、常用的、下载存储的文件夹,固定到快速访问中。
2.2.6建立临时文件夹
临时文件夹是我们不能及时处理文件的过渡文件夹,但是也容易成为文件散乱的重灾区,建立了就提醒自己每个月或每周进行一次处理。
2.2.7他山之石-摘抄自:战隼老师的《我电脑资料文件整理术V1.0》
标准的文件夹命名结构:文件夹名称 日期 日期。
举个文件夹命名例子:PrjPC PIS Project20151112_。第二个下划线后为空,等待工作结束时,添加工作结束的日期。经过这样的命名,首先自己通过建立文件夹把文件进行整理和分类,便于自己的查找和使用培养自己整理文件的习惯
为了更好的整理自己的文件,可增加了几个特殊的符号,用于标识不同状态的文件:
!(叹号)——标注重要的文件或者文件夹
#(井号)——标注等待处理的文件或者文件夹
@(@号)——标注正在处理的文件或者文件夹
对那些处理完毕的文件,应该放在合适的文件夹当中,因此不作特殊符号的标注。这些符号的使用,是作为文件命名的首字应用
2.3文件的命名
2.3.1及时命名
需要记住第一守则:第一次就把文件保存到正确的位置,不要先随便保存一下,随便起个名字,想着以后再修改,通常都没有“以后”了。
特别提醒不使用无意义的文件名
2.3.2文件处理方法-四象限桌面
桌面文件按照四象限进行管理,具体做法是在桌面划分四个象限(区域),分别定义为“正在做”、“常用”、“之后再做”、“暂时保存”。
https://pan.baidu.com/s/1_4s728bkEavYLPnuqOUQlQ
2.3.3文件命名模板
2.3.4项目文件命名:
文件命名的结构:项目命名词(或项目编号)文件命名词日期_V版本号当有多人同时提交同一份文件时,可以在版本标识的后面加入人名或缩写来区别
如果你同一个文件需要修改多个版本,给你一个参考模板:在文件名前面加上修改人,在后面加上版本号,比如:“【杋稞】2020工作汇报V4”,意思就是《2020工作汇报》第4个版本,由杋稞最后修改。
2.3.5其他文件命名
适用于自己的命名规则才是最好的,文件命名的目的是为了以后便于使用(个人更关注实用性和效率),为了减少调阅时重复审阅提取内容,个人建议对于培训资料等可以增加评语(简短)。
对于我们制药人收集法规,我们可以生效日期为开头+名称进行整理,必要时增加状态如废止等;对于一些培训资料我们可以按照其类别、培训人、名称、评价等信息综合起来确保我们自己查询时可以及时发现资料信息即可。
2.3.6对待归档文件的命名—3W1X命名大法
“3W1X”原则命名文件,便于以后的搜索。 举个例子来说,“营销计划.doc”就不好,“20200630-销售部营销计划-客户A-V3”更有利于搜索。When时间:20200630,Work事项:销售部营销计划,Who主体:客户A,X备注:第三版。
2.3.7其他文件的命名
对于图片,特别是培训拍照,可以编辑成为PDF文件然后按照一个PDF文件来命名;
对于音频和视频,因为复看会耗费时间较长,可以在命名时提取关键字或者使用印象笔记、讯飞语记等工具转换为文字版本然后进行保存;也可使用音乐播放器进行管理。
2.4文件整理的其他建议
2.4.1关于收集方向的建议
对知识应该有重点,并不是所有看到的好东西都需要收集,不是你关注的方向,可以舍弃。如果真是特别有用的东西,可以缩短一下记录下来,加个合适的Tag。绝大数的情况是当你开始关心这个方面时,你会发现能找到更多更好的资料。
不是保存好的内容,要保存对你有用的内容
对于我们制药人我们要收集的内容可以根据我们的工作需求、职业规划和知识树来做衡量。
2.4.2关于搜索
(1)下载Everything ,直接在里面搜索关键字;
(2)善用windows自带的搜索功能 星号(): 星号在文件中代表任意的字符串。比如搜索.doc,就可以搜索到当前目录及子目录下所有以 doc 作为后缀的文件。搜索*ese,就可以搜索以ese结尾的所有单词,例如:Chinese,Japanese, etc。 AND(大写):搜索结果中必须包含所有关键字; OR(大写):搜索结果中必须包含任一关键字;下拉窗格中还可以对搜索条件进行筛选:1,修改日期;2,大小
2.4.3关于备份
重要文件
2.4.4关于文件管理工具
文件管理工具在精不在多,各种云盘都备份了我们是很少去看的,其次每个云盘都去整理很费劲;印象笔记、有道云笔记、石墨文档、腾讯文档等选择一两个适合自己的即可。
因为人脑的“带宽”有限,脑子里的想法需要及时输出,印象笔记等可以作为我们的外脑。
对于微信、企业微信、百度云盘等都可以指定文件夹存放我们所需资源,个人建议可以将其当做临时文件存放,不可以不去做整理,不然这里会成为一个重灾区。建议关闭文档自动下载功能,不需要的立即删除避免增加整理成本。
2.4.5关于整理
2.4.5.1定期整理
建议每周或每月不要积累过多再去整理。
2.4.5.2每日桌面整理
定期整理通常都是一个计划得不到实施,可以每日进行桌面整理。
1)将每天最后的15-20分钟留出来,在对工作有清晰记忆的时候,尽可能将头脑中的事情都记在总清单中,同时对桌面文件夹进行清理,尽可能的把文件清理掉。没什么价值的文件,直接删除;那些有些价值的文件,处理完毕后,归档到不同的文件夹当中。处理中的、待处理的文件,放到一个待处理的文件夹中,随时的警告自己,要尽快的处理,留给自己一个清洁的桌面。
2)下班前状态最低迷,适合做规划。把指定规划的时间从每天早上,挪到每天快结束的时间来做。
3结语
管理笔记的主要是靠习惯,特别是定期整理的习惯。实际上当你定期整理之后,不断的更新自己的知识树和思维导图,真正的用的内容并不是太多。作为一个制药人,虽然我们一直在学习真正有产出的人并不多,大家可以考虑整理后将文件转换为个人文件采取下一步工作就是输出,例如按照卡片盒或思维导图方法进行整理为笔记作为输出。
最后一句话:整理术只是一种方法,大家实用和便于查找才是目的,不必投入过多时间,为了减少心理压力,该删的删。
发布于 2022-02-10 17:16:07 © 著作权归作者所有